Nikada nećete imati vreme za sve.
Ako želite vreme, morate sami da ga zgrabite.
Charles Buxton
Odlučili ste da promenite prečeste situacije u kojima se pravdate sa:
“Nemam vremena.”
“Stalno sam u gužvi.”
“Nisam stigao/la.”
Želite da zgrabite vreme za svoje ciljeve. Evo nekoliko interesantnih koraka do upravljanja prioritetima.
Razmislite koliko ste vremena u danu proveli u kriznim situacijama kao što su: neočekivani telefonski poziv, hitan mail, iznenadni poziv za sastanak?
Za većinu ljudi ovo su „gutači vremena“ koji crpe energiju i ometaju ih u produktivnosti.
Zatim se zapitajte: koliko ste vremena u danu proveli radeći planirane zadatke?
To je pozitivno korištenje vašeg vremena tokom radnog dana jer kontrolišete i radite ono što ste postavili za cilj. Planirani zadaci uključuju: telefonske pozive (ali one za koje ste se pripremili), sastanke sa kolegama koje ste zakazali, odgovaranje na elektronsku poštu (u određeno vreme, a ne impulsivno prekidajući ono što ste trenutno radili).
General Eisenhower je rekao da je planiranje sve, a planovi su ništa. Da bi ste znali da planirate morate ovladati veštinom upravljanja prioritetima tj. iskoristiti dato vreme na racionalan način.
Mnogi ljudi pogrešno smatraju da vođenje računa o vremenu znači upravljanje vremenom. Brižno vode računa o svemu što rade svakoga dana, nedeljama i mesecima. A onda naglo prestanu jer uvide da nisu postigli nikakve pozitivne rezultate. Upravljanje vremenom odnosi se na unošenje promena u način na koji trošite vreme. Voditi računa o brojnim dnevnim aktivnostima je samo prvi korak ka efikasnom upravljanju vremenom.
Isti spomenuti general je osmislio i metodu za određivanje prioriteta kroz tzv. Eisenhowerovu matricu. Ideja je da sve aktivnosti koje radite mogu odrediti kombinacijom hitnosti i važnosti.
Ako nemate svoje ciljeve, osuđeni ste da ostvarujete tuđe. Brajan Trejsi
Bitne aktivnosti imaju ishod koji vodi do postizanja vaših ciljeva. Hitne aktivnosti zahtevaju vašu pažnju odmah i obično su povezane s ostvarivanjem nečijih tuđih ciljeva ili s problemom ili situacijom koju treba da žurno razrešite.
Tako imamo prvi kvadrant ove matrice u koju spadaju hitne i važne stvari kao što su razne krize, problemi, popiti tabletu na vreme, nezadovoljni klijent ili dobavljač koji je inače jako dobar kupac, čvrsti rokovi itd.
U drugom kvadrantu nalaze se važne stvari koje (još) nisu hitne, kao rekreacija, dobra knjiga pre spavanja, prevencija, gradnja odnosa sa bliskim osobama, razmišljanje o budućnosti, planiranje, razvijanje strategije poduzeća itd., a u trećem kvadrantu su stvari koje su hitne, ali nisu važne. Da li stvarno ima takvih? Naravno. To su telefoni koji zvone i na koje se ‘morate’ javiti i iako je možda hitan, razgovor koji ćete voditi ne mora biti i važan. Zatim deo sastanaka, deo e-mailova, kao i poslovi koje treba obaviti sada, samo što niste vi ti koji bi se trebali njima baviti.
Ne biste verovali, ali postoje stvari koje nisu niti hitne niti važne. Gledanje reklama, bezvrednih serija na televiziji, ogovaranje i prigovaranje, besciljno lutanje internetom. Čak i neki hobiji koji, kad bolje razmislite, odvlače vam pažnju da postanete osoba kakva biste želeli da budete.
I sada kada znamo šta radite i zašto, treba da odredite stvarne prioritete.
Lista pitanja za donošenje prave odluke da biste odredili da li nešto da radite u nekom trenutku ili ne su sledeća:
Zašto? => Treba li to da radite ili jednostavno da odmah eliminišite tu aktivnost?
Ko? => Jeste li vi prava osoba koja to treba da uradite ili možete da delegirate?
Kada? => Ukoliko treba da uradite zadatak, odredite termine.
Kako? => Postoji li bolji i racionalniji način da to uradite?
U svom kalendaru obično sve hitne i važne stvari označite kao A kategoriju, nevažne-hitne i važne-ne hitne označite sa B kategorijom. Ono što nije ni važno ni hitno označite sa C kategorijom. Te aktivnosti pod C odmah eliminišite. Kada ovako odredite važnost i hitnost zadataka vrlo je lako odrediti prioritete.
Sada odgovorite na pitanje -U koji biste kvadrant stavili onu aktivnost, koju kad biste radili na svom poslu redovno, bi jako pozitivno uticala na vaše poslovne rezultate? Većina će odgovoriti – u drugi kvadrant.
I, samo da se zna, nije ovo neki mađioničarski trik. Zaključak je da se držite drugog kvadranta (važnog, ali ne i hitnog), a da se klonite “tiranije hitnog” trećeg kvadranta.
Međutim, nije to baš tako jednostavno jer – nećete uvek imati vreme za ono što je važno, a nije hitno. U tom slučaju treba da zgrabite i ‘grickate’ vreme iz trećeg i četvrtog kvadranta kako biste radili važne stvari koje još nisu hitne… Ako ih odradite sada onda nikada neće postati hitne.
Matrica hitno/bitno dobra je pri razmišljanju o prioritetima. Pomoću nje možete izbeći uobičajenu zamku razmišljanja o hitnim aktivnostima tako da vam ostane vremena da se bavite onim što je zaista važno. Na ovaj način iz pozicije “gašenja požara” prelazite u fazu u kojoj možete razvijati svoj posao i karijeru.
